تاجران یک دهم ثانیه فرصت دارند

به گزارش خبرنگار صمت رییس پیشین تشریفات نمایندگی دائم جمهوری اسلامی ایران در سازمان ملل، سخن خود را با تعریف واژه تشریفات آغاز کرد و گفت: تشریفات از ریشه «شرف» گرفته شده و به معنی مجد، بزرگی و آئین رفتار است. باید بدانیم که تشریفات آدابی دارد و دانستن آن برای موفقیت کشورها در مذاکره‌های بین‌المللی شرط لازم است. البته نه‌تنها در سطح بین‌المللی بلکه در سطح داخلی هم خوب است که سازمان‌های دولتی تشریفات را رعایت کنند.

به‌طور مثال وقتی دو وزارتخانه قصد دارند قراردادی را امضا کنند بهتر است هیات‌های مذاکره‌کننده با هم ملاقات و مذاکرات اولیه را شروع و درنهایت دو وزیر مربوط قراردادها را امضا کنند. بیدارمغز، دانستن تشریفات را یکی از شروط لازم موفقیت بخش خصوصی نیز دانست و ادامه داد: دانستن و رعایت تشریفات نه‌تنها برای دولت‌ها بلکه برای بخش خصوصی هم واجب است.

به طور مثال از آنجایی‌که در دنیای امروزی آداب‌دانی بخشی از رقابت است، فروشنده‌ای که با مشتریان محترمانه رفتار کند و بتواند مشتری را قانع کند به طور حتم فروش بیشتری خواهد داشت. وی سپس درباره رعایت آداب تشریفاتی برای دستیابی به موفقیت تصریح کرد: باید روابط خود را با آداب تشریفاتی مدیریت کنیم. برای روبه‌رو شدن با مردم به چند نکته باید توجه کرد: درست دیدن و درست گوش دادن؛ حرف خوب زدن و خوب حرف زدن؛‌ ورود، معرفی و خروج؛ آداب حضور در همایش‌ها؛ سخنرانی، مذاکره و مناظره؛ آداب حضور در شبکه‌های اجتماعی؛ دانستن رموز بدن؛ واکنش و بازخورد؛ وقت‌شناسی و حریم‌شناسی؛ تعارفات و خوش‌طبعی.

بیدارمغز به‌طور مثال درباره آداب حضور در همایش‌ها گفت: وقتی مدیران در نشستی مشغول سخنرانی هستند کسی که وارد سالن می‌شود، نباید سلام کند و جلسه را بهم بزند. هر چند در کشور ما اگر کسی سلام نکند شاید به معنای بی‌ادبی باشد اما در تشریفات به هیچ‌وجه بی‌ادبی نیست. وی همچنین درباره آداب مذاکره و مناظره نیز ابراز کرد: یکی از دلایل پیروزی در برجام روش‌های قدرتمندی بود که تیم مذاکره‌کننده ایرانی از آن استفاده کرد. آنها به خوبی نسبت به فنون دیپلماسی و آداب تشریفات آگاهی داشتند و آنها را بجا آوردند. هر جا طرف مقابل بی‌احترامی کرد، محمدجواد ظریف وزیر امورخارجه با زبان بدن پاسخ را می‌داد و هر جا احترام گذاشتند هم همین کار را کرد.

این متخصص طراحی و ارزیابی دیدارهای داخلی و بین‌المللی ادامه داد: در حرف زدن و برقراری ارتباط با دیگران آنچه مهم است، دانستن زبان بدن است. کلمات تنها ۷درصد معنا را منتقل می‌کنند و ۹۳درصد پیام، غیرکلامی منتقل می‌شود. از این ۹۳درصد، ‌۳۸درصد آهنگ و لحن صدا و ‌۵۵درصد زبان بدن است. بنابراین باید مراقب حرکت‌های بدن بود. به طور نمونه وقتی در نشستی با گروه بازرگانی کشور دیگری در حال مذاکره هستید باید بدانید چگونه بنشینید و حرکات صورت خود، احساسات، تکه‌ها و آهنگ صدا را کنترل کنید تا پیام خود را کامل منتقل کنید.

۷ گام تجارت

وی سپس درباره راه‌های دستیابی به موفقیت در ملاقات کاری گفت: لحظه نخست هر ملاقات بسیار مهم است. شما به‌عنوان یک تاجر و فروشنده فقط یک‌دهم ثانیه وقت دارید خودتان را به مشتری و شرکت مقابل معرفی کنید. بنابراین سعی کنید در نخستین دیدار، جذاب، محترم، باهوش، قدرتمند، موفق و برنده جلوه کنید.

در این بین رعایت نکاتی در محیط کار کلیدی است: نخست اینکه از عطر و گل استفاده کنید؛ هم برای معطر کردن فضای کار و هم برای استفاده شخصی. بوی خوش عطر و گل، دقت، تمرکز، اعتماد به نفس، همکاری و تحمل را بالا می‌برد و استرس و نگرانی را کاهش می‌دهد.

بیدارمغز ادامه داد: دوم؛ به دکوراسیون، چیدمان و نورپردازی محیط کار خود دقت کنید. امروز فضای کاری در دنیا شبیه رستوران‌ها شده تا همه آرامش خاطر داشته باشند و با شوق بیشتری کار کنند. سوم هوش احساسی و روابط (EQ) خود را مدیریت کنید.

امروز ملاقات‌ها کوتاه و حداکثر ۱۵ دقیقه شده است، پس سعی کنید از این ۱۵ دقیقه درست استفاده کنید. بازی کردن با موبایل، خوشامد نگفتن به مشتریان و برخورد بد، موجب کاهش تعداد مشتری‌ها و بهم خوردن معامله می‌شود. به گفته این متخصص طراحی و ارزیابی، در دیدارهای داخلی و بین‌المللی واژگانی را استفاده کنید که کوچه بازاری نباشد، سعی کنید فعل و فاعل و صفت‌ها درست در جای خود به‌کار برده شود. به این ترتیب هوش هیجانی خود را مدیریت می‌کنید. اگر در معامله‌ای موفق نشدید تحلیل کنید علت رفتار مخالف با شما چه بوده است؟ 

وی چهارمین شرط موفقیت در یک ملاقات کاری را حضور در شبکه‌های اجتماعی دانست و با طرح این سوال که «چقدر به صفحه سایت خود اهمیت می‌دهید؟ آیا مردم شما را از طریق تبلیغات و سایت می‌شناسند؟» تصریح می‌کند: بدانید در کجا قرار گرفته‌اید و رقبای شما چه کسانی هستند.

رعایت آداب و سنت‌های مهمانان 

این متخصص طراحی و ارزیابی دیدارهای داخلی و بین‌المللی ادامه می‌دهد: پنجم؛ سپاسگزار دیگران باشید. حتی وقتی شما را نقد می‌کنند از دیگران تشکر کنید و برخورد بدی نداشته باشید. سعی کنیم همیشه معذرت بخواهیم و ببخشاییم.

یکی از رموز موفقیت در کار این است که مردم را ارج بنهید و با کارمندان خود محترمانه رفتار کنید. چه اشکالی دارد به آنها بگویید من به شما افتخار می‌کنم.

بیدار مغز ششمین شرط موفقیت در یک ملاقات کاری را هزینه کردن دانسته و تصریح می‌کند: برای پذیرش مهمانان خارجی و قرار ملاقات با آنها جای ویژه‌ای را در نظر بگیرید. برای قرارداد چند میلیارد تومانی، هرگز شرکت مدنظر را به یک هتل ارزان دعوت نکنید.

هفتم، آداب غذایی و سنت‌های کشور مقابل را رعایت کنید. در پذیرش مهمانان خارجی باید آداب غذایی کشور مقابل را رعایت کنیم. به‌طور مثال اگر مهمانان ما ایتالیایی هستند نباید لازانیا سرو شود زیرا توهین به آنهاست. همانطور که ما هم وقتی مهمان شرکت‌های خارجی می‌شویم خوش‌مان نمی‌آید آنها برای ما چلوکباب سرو کنند.

درباره لزوم رعایت سنت‌های کشور مقابل نیز باید حرمت میزبان و حرمت رسوم کشور او را نگه داریم. به‌طور نمونه اگر میزبان سیگاری نیست ما هم نباید سیگار بکشیم. همچنین در ارسال هدایا باید به آداب و رسوم آن کشور احترام گذاشت. هدیه‌ای را ارسال نکنید که خلاف رسوم آن کشور باشد و در آن کشور وجهه خوبی نداشته باشد.

بیدارمغز تاکید کرد: اگر به‌عنوان یک تاجر، آداب تشریفات را ندانید، احتمال بروز عمل خلاف قاعده زیاد است. اشراف بر تشریفات و اخلاق ملت‌ها برای مقامات شرکت‌های تجاری و حتی جهانگردان لازم است زیرا موجب تفاهم متقابل و رفع سوءتفاهم‌ها می‌شود. بعد از اینکه خریدار طرز رفتار شما را پسندید و متوجه شد آداب را رعایت می‌کنید، برای او قابل اعتماد و شایسته می‌شوید و مقدمات لازم فراهم می‌شود تا معامله شکل بگیرد.

وی در آخر خاطرنشان کرد: سعی کنیم شرایط کنونی را با گذشته متفاوت کنیم و از امروز ببینیم ۵سال آینده کجا قرار گرفته‌ایم. برای این کار باید از دایره راحت خود بیرون بیاییم، از استراحت و تفریح بزنیم و سختی را به جان بخریم.